Vi vet aldrig vad vi behöver förrän vi verkligen behöver det. Så är det när det kommer till att köpa och investera i program för rumsbokning nu. Om du tänker dig att du ska dela konferensrum med andra grupper eller att du har många deltagare på dina möten, då kan en programvara som kan planera och visa tillgängligheten för konferensrummet genast bespara dig krångel och konflikter. Ändå kanske du, om du vill spara in på pengar, tänker att en anslagstavla och några pennor kan lösa det hela. Tja, här nedan följer ett antal anledningar till varför du allvarligt borde överväga att investera i ett bokningsprogram.
1 – Bekvämlighet
Oavsett om en konferens sker spontant eller är planerad sedan månader tillbaka, går det smidigare och enklare att boka konferensrum med hjälp av ett program som visar vilka rum som finns tillgängliga. Du kan då se vilka rum som går att boka för sista-minuten-möten och vilka som finns lediga på olika dagar och tidpunkter. Utmärkande för den här sortens programvara är att den är kompatibel med mobila enheter, så att du och dina medarbetare kan se, bekräfta och/eller göra avbokningar på stående fot. Då det också kan visas i realtid undviks konflikter som kan uppstå om du bokar rummen manuellt. De kan också integreras i företagets kalender vilket gör det lätt att överblicka möten, sammanträden, etc.
2 – Begränsad tillgång
Ett planeringsprogram hjälper dig också att hålla reda på vem som använder vad, så som projektorer, telefonsystem och annat. Att begränsa och att hålla räkning på resurser gör att de anställda hålls ansvariga för dem. Det hindrar också långvariga bokningar.
3 – Användningsanalys
En annan fördel med investeringen är att vissa planeringsprogram automatiskt analyserar rummens användning. På så vis vet man lättare om man behöver ytterligare ett konferensrum, större eller mindre utrymme eller om man behöver uppdatera utrustning och teknik.
4 – Effektivt
För företag som håller flera möten per dag, är det nödvändigt och fördelaktig att undvika dubbelbokningar och ineffektivt använd tid. Med ett lättanvänt, begripligt planeringsprogram är det problemet ur världen. Eftersom du räknar med att ditt företag ska växa och därmed kommer att ha fler möten och konferenser, är du också inställd på att behöva inrätta fler konferensrum. Allt eftersom företaget växer, blir det alltmer komplicerat och tidskrävande att titta igenom papper och till och med Microsoft Outlook (liksom andra enklare planeringsprogram) för att boka konferenser och möten.
Det skulle naturligtvis vara smart att beräkna hur stor nytta du i nuläget skulle ha av en (eventuellt) dyr investering som den här. Kanske kan ett nyetablerat företag klara sig med Outlook, men eftersom din verksamhet växer, så betalar det sig att investera i en mer lättanvänd programvara. På så sätt kan du maximera produktiviteten och undvika konflikter med kunder och anställda.